Gegevens vastlegging
Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Daar moet een wettelijke grondslag voor zijn. Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU. De grondslagen waaraan het verwerken van persoonsgegevens moet voldoen zijn opgenomen in deze Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op deze pagina is te lezen welke gegevens bij de HAMOVE verwerkt en opgeslagen worden. Heb je daar vragen of opmerkingen over, neem dan gerust contact op.
De HAMOVE zal alleen persoonsgegevens registreren als daar een verenigingsdoel/belang mee gediend is en zal zich daarbij houden aan haar privacy-statement (zie onderaan deze pagina). Op het (besloten) verenigingsterrein worden regelmatig beelden gemaakt welke geplaatst worden op onze diverse media kanalen, door het betreden van het terrein maakt iedereen kans in beeld gebracht te worden.
Ledenadministratie
Vastgelegd worden naam en adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer (vaste telf. en/of mobiel), emailadres en bankrekeningnummer. Van de via automatische incasso ontvangen contributie- bedragen wordt in de ledenadministratie alleen de betaaldatum vastgelegd. In de financiële administratie worden geen persoonsgegevens van de leden vastgelegd.
Evenementen
Voor de deelnemerslijsten en uitslagenverwerking van (club)evenementen worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, geboortedatum, motormerk, cilinderinhoud, typemotor (2-takt of 4-takt), licentienummer, klasse waaraan deelgenomen wordt, of de motor op geluid is gekeurd en zo ja of die goedgekeurd is, uitvoering van helpersdienst, behaalde punten en bij kentekens ook het kenteken en de meldcode. Bij (club)evenementen waarbij de uitslagen via een transpondersysteem verwerkt worden, wordt aanvullend ook het transpondernummer vastgelegd. Gepubliceerd worden alleen naam, motormerk en behaalde punten. Bij (club)evenementen worden tevens de volgende gegevens vastgelegd: datum en naam evenement, naam en indien van toepassing licentienummer (baanofficials) van de vrijwilligers. De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.
Vrijwilligers
Van de vrijwilligers van de vereniging worden in verband met verzekeringsaspecten diverse gegevens vastgelegd. Naast naam en adresgegevens zijn dat: telefoonnummer, emailadres, geboortedatum en gevens contactpersoon bij calamiteiten. De vereniging heeft een sleutellijst, hierop wordt bijgehouden aan welke vrijwilligers (naam) wanneer welke sleutels (en daarbij behorende bevoegdheden/vrijheden) verstrekt zijn. Van onze kantinevrijwilligers is vastgelegd of zij in bezit zijn van het IVA-certificaat (IVA = Instructie Verantwoord Alcohol schenken voor sportkantines). De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij controles en/of calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.
Cameratoezicht
Teneinde diefstal van goederen uit het clubgebouw te voorkomen zijn camera's in en rond het clubgebouw opgehangen. Hierdoor is er toezicht mogelijk op ongewenste toegang tot het clubgebouw.
De camerabeelden worden opgeslagen tot een duur van 5 jaar. Tijdens ons wegrace evenement die gehouden wordt omstreeks het eerste weekend van mei, wordt het circuit en rennerskwartier voorzien van camerabeveiliging. Deze beelden worden vanwege historische doeleinden onbeperkt bewaard.
Beeldmateriaal
Tijdens trainingen en/of wedstrijden kunnen foto's en video's (sfeer, actie, ...) gemaakt worden welke we graag via de diverse mediakanalen van de HAMOVE presenteren aan geïnteresseerden.
Functionaris gegevensverwerking
De functie “functionaris gegevensverwerking” wordt bij de HAMOVE toegekend aan de voorzitter.
Autoriteit Persoonsgegevens
Alle en actuele informatie over bescherming van persoonsgegevens, met onder andere de privacy-rechten en voorbeeldbrieven is te vinden op de website van de landelijke organisatie Autoriteit Persoonsgegevens.
